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D’après une étude réalisée par Click Share et Barco en 2018, les employés passeraient l’équivalent d’un jour par semaine en réunion.  Pourtant, parmi les 3 000 interrogés, 51% estiment qu’ils sont conviés à des meetings non pertinents pour eux. Pire encore, selon un sondage IFOP de la même année, 22% des cadres français ne savent pas pourquoi ils sont présents et 42% considèrent ces réunions mal orchestrées.  Alors pourquoi organiser ses réunions dans un espace de coworking pourrait bien changer la donne ? 

Vers une vision différente de la réunion

Depuis quelques années, la tendance est aux « meetings ». Cependant, organisés en excès, ils sont loins d’être aussi bénéfiques à l’entreprise et ses parties prenantes. En fait, les collaborateurs y prêtent beaucoup moins d’attention et ne prennent pas la peine de les supprimer. 

Alors pour éviter de céder au syndrome de la réunionite aiguë, certaines entreprises ont fait le drastique choix de supprimer ces réunions. D’autres ont plutôt repensé l’organisation de leurs réunions, amenant avec elles, de nouvelles perspectives. 

L’idée? Cela va de soi: diminuer le nombre de réunions, de collaborateurs et le temps que l’on y passe. De cette façon, elles sont mieux préparées et surtout plus structurées. Cependant, ces mesures ne suffisent pas à donner du sens à chacune d’elles. 

C’est pourquoi, certaines entreprises ont créé des pièces nommées « huddle rooms » en anglais. Concrètement, ce sont des pièce pouvant accueillir un nombre restreint de personnes (souvent entre 3 et 6). Ces endroits invitent à la collaboration, la créativité et la productivité grâce à leur design, agencement et flexibilité. 

Cependant, toutes les structures ne peuvent pas créer ce type de pièce par manque d’espace ou encore de moyens. La solution qui peut alors s’offrir à elle, c’est d’organiser leurs réunions dans un lieu externe à l’entreprise et à ses locaux habituels. 

Lorsque l’on pense aux tiers-lieux, et aux espaces de coworking plus précisément, on imagine que ces espaces sont réservés aux travailleurs indépendants et nomades. Cependant, ces endroits ont bien plus à offrir. En fait, la plupart mettent à la disposition des coworkers des salles de réunion de type « huddle room ». 

Mais alors quels avantages à organiser ses réunions dans un espace de coworking? 

La valorisation des collaborateurs et/ou clients

Recevoir ses collaborateurs et/ou clients dans un lieu atypique, à l’ambiance chaleureuse et disposant d’équipements derniers cris, c’est aussi mettre en valeur toutes les parties prenantes de son entreprise.

En fait, un sentiment de privilège sera éprouvé, entraînant une envie de donner le meilleur de soi, d’innover et de créer.

De plus, l’image de marque de l’entreprise n’en sera que valorisée. En fait, organiser sa réunion dans ce type d’espace est gage de modernité, d’ouverture d’esprit mais aussi met en lumière une entreprise soucieuse du bien-être de ses salariés.

Un environnement propice à l’innovation 

Déjà, est évident que la taille de ces espaces engagent les interactions et ainsi la productivité entre collaborateurs. Mais le premier atout de ces salles de réunion, c’est l’environnement qu’elles créent. En effet, la découverte d’un nouveau lieu est propice au développement de nouvelles idées. 

Ces lieux, à la fois design et chaleureux, offrent en parallèle du matériel professionnel. En plus de mettre en valeur les collaborateurs par le choix du lieu, cela permet de briser leur routine et la monotonie qu’ils trouvent dans leurs locaux habituels. 

Une flexibilité hors pair 

Qui dit espace de coworking dit flexibilité. En effet, vous pourrez disposer des salles de réunion comme bon vous semble et sur des plages horaires très large. 

La flexibilité se retrouve aussi dans l’agencement de la pièce. En fait, selon l’ambiance que vous souhaitez donner à votre réunion, le coworking se chargera de l’aménagement de la pièce afin qu’il réponde au mieux à vos besoins. Post-it, paperboard ou encore smart tv, tout sera à disposition pour le jour J.

Vous ne perdrez donc pas un temps qui vous est précieux à jouer l’architecte. 

Des localisations stratégiques 

Bien souvent, les espaces de coworking se situent dans des endroits stratégiques: à proximité des gares, des aéroports, des transports en commun, ou encore en plein centre ville.

C’est un avantage lorsque les clients et collaborateurs viennent de loin et ne connaissent pas forcément la ville. L’idée, c’est de se rencontrer dans un lieu qui soit le plus facilement accessible, et ce, pour tous.

Un budget diminué

D’un point de vue financier, il est évident qu’organiser ses réunions dans des tiers-lieux est intéressant. Vous ferez des économies en terme de loyer puisqu’il sera inutile d’investir dans des locaux trop grands pour votre activité. De plus, vous ne paierez que le temps passé dans la pièce et rien de plus. 

Il faut ajouter à cela les économies réalisées en matière de technologie. Désormais, nul besoin d’investir dans du matériel de projection, des paperboards ou encore dans des connectiques de toute sorte.

Alors, convaincus?

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