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Réussir sa visioconférence est désormais une problématique au coeur des préoccupations des télétravailleurs. Selon une étude menée par Deskeo, 89% des Français utilisent désormais la visioconférence, que ce soit occasionnellement ou plus souvent. Ils sont d’ailleurs 66% à préférer cette solution par rapport aux réunions classiques, en physique. Cependant, 2 personnes sur 3 ne savent pas l’utiliser correctement.

Pourtant, une fois bien maîtrisée, la réunion à distance s’avère être un outil très efficace.

Alors comment réussir sa visioconférence ? L’équipe vous partage ses conseils et outils essentiels. 👇🏻

L’environnement adéquat…

  • Pour renvoyer une image professionnelle 👔

La première étape, c’est le choix d’un environnement neutre. En effet, le cadre doit projeter une image professionnelle. Si l’on est en home office, une pièce de travail isolée et peu personnalisée est à privilégier pour éviter une intrusion trop importante dans l’intimité. Personne n’a envie de voir votre pile de vaisselle ou votre chien (aussi mignon soit-il).

Heureusement, la plupart des logiciels de visioconférences permettent de mettre un arrière-plan ou de flouter l’environnement qui vous entoure.

  • Pour rester Focus 🤓

C’est vrai qu’il est parfois difficile de trouver l’endroit idéal chez soi, sans bruit parasite, particulièrement lorsque l’on ne possède pas de pièce dédiée au travail. La location d’un poste dans un espace de coworking pour la durée de la visioconférence, peut alors s’avérer être la solution pour obtenir le cadre idéal. Ces endroits disposent en effet de pièces spécifiques, isolées et surtout insonorisées.

Bulle pour visioconférence réussie
« Bubble » dédiée aux appels et visioconférences – SugArfree

  • Pour capter l’attention 👂🏼

La luminosité joue aussi un rôle clé lorsque l’on choisit son cadre. En effet, pour être pris au sérieux et attirer l’attention, il faut être vu, et donc d’avoir une qualité d’image satisfaisante. Pour cela, l’idéal reste d’avoir une lumière naturelle de face. Une lampe de bureau peut venir compléter si jamais la visioconférence se fait sur un créneau horaire plus tardif.

En parallèle, le cadrage est tout aussi capital. La caméra doit donc être à la hauteur des yeux pour que ce soit agréable pour l’audience. En effet, c’est de cette façon seulement que le contact visuel pourra se faire, malgré la barrière de l’écran.

Les outils précieux dont il faut s’équiper

Un environnement maîtrisé participe donc en grande partie au succès d’une visioconférence. Cependant, il ne se suffit pas à lui-même. En effet, il est important de s’approprier les bons outils, qui permettront le bon déroulé de la réunion à distance.

  • Une connexion qui résiste à toute épreuve 🧑🏽‍💻

C’est le b.a.-ba: la puissance de la connexion ne doit pas être ignorée. En effet, une connexion fébrile peut amener à une image pixelisée et donc à une réduction de l’attention de la part de ses collègues. De la même façon, un son saccadé entraînera avec lui, incompréhensions et mauvaises interprétations.

En home office, il faut donc veiller à avoir l’équipement nécessaire ou une connexion 4G suffisante pour prendre le relai si besoin. Le meilleur moyen d’obtenir une bonne connexion, sans coupure, reste de se rendre dans un tiers-lieu équipé d’une d’Internet en haut débit.

  • Un son irréprochable 🎧

Aujourd’hui, bien que nos ordinateurs portables soient équipés des micros dont la qualité est suffisante pour animer une réunion à distance, les bruits parasites ambiants peuvent se démultiplier et le son devient plutôt irrégulier lors des visioconférences.

La meilleure façon d’avoir un son irréprochable, c’est de s’équiper d’un casque audio avec un micro intégré. En effet, en plus d’augmenter la qualité du son, cela permet de se mettre complètement dans sa bulle, et ainsi, de se focaliser pleinement sur les objectifs de sa réunion.

Chez SugArfree, les coworkers ont à leur disposition les casques de chez Convergence afin qu’ils puissent passer leurs appels ou visioconférences dans le plus grand des conforts.

  • Un logiciel performant 💻

Avec le développement du télétravail, de nombreux logiciels sont apparus tandis que d’autres se sont démocratisés afin d’animer une réunion à distance.

Chaque outil a sa propre utilisation et ses avantages bien particuliers. Par exemple, Zoom est souvent choisi pour sa facilité d’utilisation. La qualité de l’image et du son qui ne nécessite pas une connexion internet très haut débit est aussi un de ses points forts.

Teams est très pratique car l’application est intégrée au pack office 365 et permet d’intégrer un nombre très important de participants. Enfin, Google Meet est utile pour les rendez-vous d’équipe grâce à sa fonctionnalité de co-édition.

Réussir sa visioconférence en résumé

Pour réussir sa visioconférence, le choix de son environnement est tout aussi important que le choix de ses outils. Ainsi, il est important de renvoyer une image professionnelle et ce, à travers la barrière de l’écran. En parallèle, une connexion internet haut débit et un son de qualité sont des indispensables. Finalement, il ne faut pas négliger le choix du logiciel, qui pourra différer en fonction du type de visioconférence.

Et vous quels sont vos indispensables pour veiller au succès de votre réunion à distance ?

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